Merhabalar, ekteki dosyayı kullanmaya başladığımda bir sorunla karşılaştım. Sorunu şöyle açıklayayım. Üye Listesinde kayıtlı bulunan bir kişi ayrıldığında, vefat ettiğinde ya da herhangi bir nedenle silindiğinde aynı zamanda bulunduğu engelli sayfasında da siliniyor ve silinen yere otomatik olarak bir alt sıradaki kişi geçiyor. Böyle olduğunda ise tüm engelli sayfasındaki tüm sıralama değişmiş oluyor. Böyle olduğunda ise kişinin evraklarının bulunduğu klasörlerde de tüm sıralama değişmek zorunda kalıyor. Bu sorunu nasıl çözebiliriz bilmiyorum. Bu konuda yardımcı olabilirseniz sevinirim.
Merhabalar,
Sorunu incelediğimde burada asıl problemin, Engelli Listesi'ndeki kişilerin sıralamasının Üye Listesi'ndeki satır sırasına bağlı olarak çalışmasından kaynaklandığını düşünüyorum. Ana listeden bir kişi silindiğinde Excel, altındaki kişileri otomatik olarak yukarı taşıdığı için Engelli Listesi'ndeki sıralama da değişiyor. Bu nedenle evrak klasörleriyle Excel arasındaki sıra birbirinden kaymış oluyor.
Bunun için birkaç farklı çözüm uygulanabilir.
1. Sabit Üye No / ID sistemi kurulabilir.
Her üyeye bir kere verilen ve bir daha değişmeyen özel bir Üye No tanımlanabilir. Örneğin 0001, 0002, 0003 şeklinde. Üye listeden ayrıldığında veya vefat ettiğinde kişi tamamen silinmek yerine “Ayrıldı”, “Vefat” veya “Pasif” olarak işaretlenebilir. Böylece diğer üyelerin numarası kesinlikle değişmez.
2. Engelli Listesi, satır sırasına göre değil Üye No'ya göre çalışabilir.
Örneğin Üye Listesi'nde 0005 numaralı kişi varsa, Engelli Listesi'nde de 0005 olarak kalır. Önündeki kişi silinse bile 0005 numaralı kişi 0004'e dönüşmez. Böylece klasör numarası ile Excel'deki kayıt her zaman aynı kalır.
3. Üyeleri silmek yerine pasif hale getirebiliriz.
Bence en güvenli yöntem bu olur. Bir kişi ayrıldığında ana listeden silinmez. Sadece “Durum” sütunundan “Ayrıldı” seçilir. Vefat durumunda “Vefat”, aktif üyelerde ise “Aktif” olarak tutulur.
Bu sayede geçmiş kayıtları, evrakları ve kişinin daha önceki bilgileri kaybolmamış olur.
4. Ayrılan veya vefat eden kişiler için ayrı bir sayfa oluşturulabilir.
Ana Üye Listesi içerisinde tüm kayıtlar korunur. Ayrıca Excel içerisinde “Pasif Üyeler”, “Ayrılanlar” veya “Vefat Edenler” şeklinde ayrı sayfalar oluşturulabilir. Bu sayfalar ana listedeki bilgilere bağlı olarak otomatik çalışabilir.
5. Evrak klasörleri kesinlikle sıra numarasına değil Üye No'ya bağlanmalı.
Örneğin;
0001 - Ahmet Yılmaz
0002 - Mehmet Kaya
0003 - Ayşe Demir
0004 - Ali Çelik
0005 - Fatma Şahin
şeklinde klasörleme yapılırsa, 0004 numaralı Ali Çelik ayrıldığında 0005 numaralı Fatma'nın klasörünün 0004 olması gerekmez. Fatma her zaman 0005 olarak kalır.
6. İstenirse Excel'de otomatik arama sistemi de kurulabilir.
Örneğin sadece Üye No'yu yazdığımızda kişinin;
- Adı Soyadı
- Telefonu
- Üyelik durumu
- Engelli bilgisi
- Evrak durumu
- Klasör numarası
otomatik olarak ilgili alanlara getirilebilir.
Böylece aynı kişinin bilgilerini farklı Excel sayfalarında tekrar tekrar elle yazmaya da gerek kalmaz.
7. En önemlisi, ana veri ile görüntüleme sayfalarını birbirinden ayırmak.
Ana Üye Listesi “veritabanı” gibi kullanılabilir. Engelli Listesi ise bu ana listeden bilgileri otomatik olarak çeken bir görüntüleme sayfası olur. Böylece Engelli Listesi'nde sıralama değişse bile ana kayıtlardaki Üye No ve klasör numaraları hiçbir şekilde değişmez.
Ben olsam sistemi tamamen bu mantıkla yeniden düzenlerdim. Böylece ileride üye sayısı 500, 1.000 veya daha fazla olduğunda da aynı problem tekrar yaşanmaz.
İsterseniz mevcut Excel dosyasını inceleyerek, mevcut düzeni mümkün olduğunca bozmadan bu sistemi dosyanın üzerine uygulayabiliriz. Hangi sütunların ve sayfaların değiştirilmesi gerektiğini de tek tek belirleyebiliriz.
Bu şekilde hem Excel tarafındaki sıralama problemi çözülmüş olur hem de fiziksel evrak klasörleri ile Excel kayıtlarının birbirinden kopmasının önüne geçilmiş olur.
