Firmaların Office Ürünlerini Etkin Kullandığını Düşünüyor musunuz?

mavisiyah01' Alıntı:

Merhaba arkadaşlar,
Daha önce çalıştığım birçok iş yerinde Office programları etkin bir şekilde kullanılmıyordu. Makrolar, bulut sistemleri ve diğer gelişmiş özellikler yerine genellikle manuel ve zaman alıcı yöntemler tercih ediliyordu. Bu durum hem verimsizlik yaratıyor hem de hata riskini artırıyordu.


Örneğin, Office 365 altyapısına sahip bir şirkette çalışmama rağmen, Teams, Outlook, Excel’in gelişmiş fonksiyonları veya bulut tabanlı iş birliği araçları neredeyse hiç kullanılmıyordu.


Sizce bunun nedeni, bu sistemleri etkin kullanabilmek için gereken eğitimin zaman ve maliyet açısından bir yük olarak görülmesi mi? Yoksa insanlar alışkanlıklarını bırakmakta zorlandıkları için mi bu yenilikleri benimsemekte isteksiz davranıyorlar?

Genişletmek için tıkla...

Galapagos' Alıntı:

İşyeri ciddi, kurumsal bir şirket ise 25 TL ye satılan lisansları almaz, almamalı ve alamaz.

Genişletmek için tıkla...

Eğitim ve Maliyet Algısı​

• Zaman ve Kaynak Yükü: Kurumlar, çalışanlara yeni sistemleri ve gelişmiş özellikleri kullanmayı öğretmek için gereken zamanı ve maliyeti bir yük olarak görebilirler. Özellikle küçük ve orta ölçekli işletmelerde, günlük işleyişi aksatmadan bu tür eğitimleri organize etmek zorlayıcı olabilir.
• Yatırım Getirisi Algısı: Yöneticiler, bu eğitimlerin ve yeni sistemlere geçişin getireceği faydaları (verimlilik artışı, hata azalması vb.) tam olarak göremeyebilir veya bu faydaların kısa vadede ortaya çıkmayacağını düşünebilirler. Bu da yatırım yapma isteksizliğine yol açabilir.
• İç Eğitmen Eksikliği: Şirket içinde bu sistemlere hakim, bilgiyi aktarabilecek kişilerin azlığı da dışarıdan eğitim alma ihtiyacını ve maliyetini artırabilir.

Alışkanlıklar ve Değişim Direnci​

• Konfor Alanı: İnsanlar, uzun süredir kullandıkları ve kendilerini güvende hissettikleri yöntemleri terk etmekte zorlanırlar. Yeni bir şey öğrenmek, başlangıçta yavaşlamaya ve hata yapmaya neden olabilir, bu da çalışanların motivasyonunu düşürebilir.
• Algılanan Karmaşıklık: Gelişmiş Office özellikleri veya bulut sistemleri, ilk bakışta karmaşık ve korkutucu gelebilir. Çalışanlar, bunların kendi işlerini zorlaştıracağını düşünebilirler.
• Eski Düzenin Devamı: Şirket kültüründe "hep böyle yaptık" veya "bu zaten işimizi görüyor" gibi bir anlayış varsa, yeniliklere açık olmak zorlaşabilir.

Diğer Olası Nedenler​

• Yönetim Desteği Eksikliği: Üst yönetim, dijital dönüşümün ve modern araçların kullanımının önemini tam olarak kavramadıysa veya bu konuda net bir vizyon ortaya koymuyorsa, çalışanların yeni sistemlere adaptasyonu zorlaşır.
• Teknik Altyapı Sorunları: Şirketin internet hızı, bilgisayarların donanım yeterliliği gibi teknik altyapı eksiklikleri, bulut tabanlı sistemlerin veya karmaşık makroların verimli kullanılmasını engelleyebilir.
• Entegrasyon Zorlukları: Mevcut farklı sistemlerin Office 365 ile entegrasyonu karmaşık veya maliyetli olabilir, bu da yeni özelliklerin benimsenmesini yavaşlatabilir.
• Farkındalık Eksikliği: Çalışanlar, Office programlarının sunduğu gelişmiş özelliklerden veya bulut tabanlı iş birliği araçlarının potansiyel faydalarından haberdar olmayabilirler. Nelerin mümkün olduğunu bilmedikleri için kullanmaya da ihtiyaç duymazlar.

1. Vizyon ve Liderlik​

• Üst Yönetim Desteği ve Örnek Olma: Dijital dönüşümün ve modern araçların kullanımının bir şirket önceliği olduğunu açıkça belirtmek ve bu konuda üst yönetimin bizzat öncülük etmesi çok önemli. Liderlerin bu araçları aktif olarak kullanması ve faydalarını göstermesi, çalışanları motive edecektir.
• Net Bir Yol Haritası Oluşturma: Hangi dijital araçların neden kullanılacağını, bunların şirkete ve çalışanlara ne gibi faydalar sağlayacağını gösteren net bir strateji ve yol haritası belirlemek, belirsizliği ortadan kaldırır.

2. Eğitim ve Destek​

• İhtiyaca Yönelik ve Uygulamalı Eğitimler: Genel ve sıkıcı eğitimler yerine, çalışanların günlük iş akışlarına entegre olabilecek, pratik ve uygulamalı eğitimler düzenlenmeli. Örneğin, bir Excel makrosunun ne işe yaradığını anlatmak yerine, "Bu makro size şu işi 10 dakikada yaptıracak" gibi somut örneklerle gösterilmeli.
• Küçük Adımlarla Başlama ve "Pilot Gruplar": Tüm sistemi bir anda değiştirmeye çalışmak yerine, belirli departmanlarda veya projelerde pilot uygulamalar başlatılabilir. Bu başarılı örnekler, diğer departmanlar için ilham kaynağı olabilir.
• İç Mentorluk ve Şampiyonlar: Şirket içinde dijital araçları etkin kullanan "dijital şampiyonlar" belirlenerek, onların diğer çalışanlara rehberlik etmesi sağlanabilir. Bu kişiler, resmi eğitimlerin yanı sıra birebir destek sağlayarak adaptasyonu hızlandırabilir.
• Sürekli Destek ve Kaynaklar: Çalışanların sorun yaşadıklarında başvurabilecekleri bir destek hattı, sıkça sorulan sorular (SSS) bölümü veya kısa eğitim videolarının yer aldığı bir bilgi bankası oluşturulmalı.

3. Kültürel Değişim ve Teşvik​

• Faydayı Vurgulama ve "Neden"i Açıklama: Çalışanlara, bu yeni araçların sadece daha fazla iş yükü getirmeyeceğini, aksine işlerini kolaylaştıracağını, zaman kazandıracağını ve hata oranını azaltacağını somut örneklerle anlatmak gerekir. "Neden" sorusunun cevabı net olmalı.
• Küçük Başarıları Kutlama: Yeni araçların kullanımıyla elde edilen küçük başarıları ve verimlilik artışlarını görünür kılmak ve kutlamak, çalışanları motive eder.
• Teşvik ve Ödüllendirme: Dijital araçları etkin kullanan ve yeni yöntemleri benimseyen çalışanlara yönelik teşvik sistemleri veya ödüller belirlenebilir. Bu, adaptasyonu hızlandırabilir.
• Geri Bildirim Mekanizmaları: Çalışanların yeni sistemler hakkındaki geri bildirimlerini dinlemek ve bu geri bildirimler doğrultusunda iyileştirmeler yapmak, onların sürece katılımını ve sahiplenmesini artırır.

4. Teknik Altyapı ve Entegrasyon​

• Güçlü ve Sorunsuz Altyapı: Dijital araçların sorunsuz çalışabilmesi için yeterli internet hızı, güncel donanım ve güvenilir bir teknik altyapı şarttır. Teknik aksaklıklar, çalışanların motivasyonunu hızla düşürebilir.
• Kolay Entegrasyon: Yeni dijital araçların mevcut sistemlerle sorunsuz bir şekilde entegre olabilmesi, iş akışlarını daha verimli hale getirir ve adaptasyonu kolaylaştırır.

volki_112' Alıntı:

maliyet olduğunu düşünmüyorum. İlla 365 kullanmaya gerek yok. Nette 25 tl ye 2019 lisansı satılıyor. 10 tane pc olsa maliyet 250 ₺ olur. Maliyetten ziyade çalışanlar veya yönetim teknolojiyi kullanmayı bilmiyor

Genişletmek için tıkla...

• Lisansın Geçersiz Olması: Aldığınız lisans anahtarı Microsoft tarafından geçersiz sayılabilir ve Office programınız çalışmayı durdurabilir.
• Destek Alamama: Lisansınız yasal olmadığı için Microsoft'tan teknik destek alamazsınız.
• Güvenlik Riskleri: Eğer lisans sahteyse veya bir aktivasyon aracı kullanıyorsanız, bilgisayarınıza virüs veya kötü amaçlı yazılım bulaşma riski artar.
• Yasal Sorunlar: Yasa dışı yollardan elde edilmiş bir lisansı kullanmak, telif hakkı ihlali anlamına gelebilir.

Galapagos' Alıntı:

"hesaplı ofis 2019" nasıl oluyor ? - 2019 sadece örnek. "hesaplı" olan tüm yazılımlar için geçerli -

1. Toplu Lisansların (Volume Licensing) Kötüye Kullanılması
Microsoft, büyük şirketlere ve kurumlara birden fazla bilgisayarda kullanılabilen toplu lisanslar satar. Bu lisanslar normalde bireysel satış için tasarlanmamıştır. Ancak bazı satıcılar, bu toplu lisansları yasa dışı yollarla elde ederek veya bu lisanslar üzerinden oluşturulan kullanıcı hesaplarını bireylere satabiliyorlar. Bu tür lisanslar genellikle tek kullanımlık olabilir ve format attıktan sonra geçerliliğini yitirebilir.
2. OEM Lisanslarının Yanlış Pazarlanması
OEM (Original Equipment Manufacturer) lisansları, genellikle yeni bir bilgisayarla birlikte gelen ve o bilgisayara özgü olan lisanslardır. Tek başına satılmaları genellikle yasal değildir ve o bilgisayardan bağımsız olarak başka bir bilgisayarda kullanılamazlar. Bazı satıcılar, bu OEM lisanslarını, perakende lisans gibi pazarlayarak yanıltıcı satışlar yapabilirler.

3. Eğitim veya Geliştirici Lisansları
Microsoft, öğrencilere, üniversitelere veya yazılım geliştiricilere özel, daha uygun fiyatlı veya ücretsiz lisanslar sunabilir. Bazı satıcılar, bu lisansları yasa dışı yollarla elde edip kar amacıyla satmaya çalışabilir. Bu lisansların geçerlilik süreleri kısıtlı olabilir veya belirli kullanım koşulları olabilir.

4. Gri Piyasa ve Çalıntı/Sahte Anahtarlar
Bazı lisans anahtarları, lisansların daha ucuz olduğu diğer ülkelerden elde ediliyor olabilir (gri piyasa). En kötü senaryoda ise, bu anahtarların çalıntı kredi kartı bilgileriyle satın alınmış veya tamamen sahte (crackli) anahtarlar olma ihtimali vardır. Bu tür anahtarlar başlangıçta çalışsa bile, sonradan Microsoft tarafından tespit edilip iptal edilebilir.

5. Deneme Sürümlerinin veya Yasa Dışı Aktivasyon Araçlarının Satılması
Bazı durumlarda, satıcılar aslında deneme sürümleri için geçerli olan anahtarları veya yasa dışı aktivasyon araçlarını (KMSpico gibi) lisans olarak satmaya çalışabilirler. Bu yöntemler kesinlikle yasa dışıdır ve bilgisayarınıza kötü amaçlı yazılım bulaşma riski taşır.
Riskler Nelerdir?
Bu tür ucuz lisansları satın almanın ciddi riskleri vardır:

• Lisansın Geçersiz Olması: Aldığınız lisans anahtarı Microsoft tarafından geçersiz sayılabilir ve Office programınız çalışmayı durdurabilir.
• Destek Alamama: Lisansınız yasal olmadığı için Microsoft'tan teknik destek alamazsınız.
• Güvenlik Riskleri: Eğer lisans sahteyse veya bir aktivasyon aracı kullanıyorsanız, bilgisayarınıza virüs veya kötü amaçlı yazılım bulaşma riski artar.
• Yasal Sorunlar: Yasa dışı yollardan elde edilmiş bir lisansı kullanmak, telif hakkı ihlali anlamına gelebilir.

Genişletmek için tıkla...